L’observation de l’usage

Depuis plusieurs années, la secrétaire de la /du président(e)-directeur(trice) général(e) de l’Office québécois de la langue française est appelée adjointe administrative dans les textes, adjointe tout court dans la langue parlée. Ce qui, fort curieusement, ne correspond pas à la norme proposée par le même Office.

Le tableau suivant présente les définitions des mots secrétaire et adjoint administratif dans le Grand Dictionnaire terminologique (GDT) de l’OQLF et les compare avec celles données dans le site Secretaire-inc :

Terme	GDT	Site secretaire-inc.
Secrétaire	Personne qui veille à l'exécution du travail quotidien dans un bureau. Si la personne qui occupe le poste de secrétaire doit également répondre au téléphone et accueillir les visiteurs, elle est alors désignée par secrétaire-réceptionniste ou par réceptionniste-secrétaire, le premier mot désignant la fonction la plus importante que la personne exerce. Cette personne peut, par exemple, transcrire de la correspondance, trier du courrier, donner suite à des demandes de réunion ou de rendez-vous, enregistrer et vérifier des crédits de congé et organiser et mettre à jour des systèmes de classement.	Secrétaire classe 2 : Mise en forme de textes et de tableaux, organisation et planification de réunions, achat de fournitures, suivi de correspondance, réception des appels et accueil des visiteurs, classement. Même niveau d'études mais une expérience plus importante que celle de la classe 1 est requise. Son principal atout : sa polyvalence. Elle doit pouvoir retenir le nom de ses interlocuteurs, tout en suivant les dossiers d'un œil et le planning des salles de réunion de l'autre. Sa mémoire est légendaire. Secrétaire classe 1 : Mêmes prérogatives avec plus de responsabilités. Un bon niveau de français et parfois d'anglais est exigé. Son principal atout : son âge. C'est un poste d'expérience.
Adjoint(e) administratif(ve)	Personne chargée des activités de communication, de documentation, de coordination de la gestion interne et de la circulation de l'information entre les unités administratives. L'adjoint administratif a pour fonction d'aider le chef de l'unité ou d'autres membres du personnel en établissant des comptes rendus des travaux des réunions, en examinant et en résumant des procès-verbaux et documents juridiques, en tenant des écritures d'opérations financières, en rassemblant, traitant, présentant des données mathématiques, statistiques, actuarielles, en supervisant d'autres travailleurs, le cas échéant. Il reçoit des directives de la part de cadres de direction ou de spécialistes des professions intellectuelles et scientifiques. Selon la classification canadienne, le terme adjoint administratif peut désigner un membre des professions de la gestion administrative (administrative professional, en anglais), mais il demeure un terme général qui prend diverses acceptions, selon le contexte. En Suisse, l'adjoint administratif est un fonctionnaire supérieur chargé des affaires internes d'une division.	Tâches sensiblement similaires [à celles de secrétaire classe 1]. L'adjointe administrative assiste également aux réunions, peut faire de courtes traductions ou supporter la création d'un dossier. Elle est un véritable lien entre ses supérieurs et le monde extérieur. Son principal atout : ses épaules larges, nécessaires pour recueillir le flot de directives, d'informations et de travail dont elle fait l'objet quotidiennement.

Le site Adminjobs.ca résume ainsi les distinctions entre adjoint administratif et secrétaire :

Les métiers de secrétaire et d’adjoint administratif partagent de nombreuses similitudes : accueil, classement, planification, gestion de bureau, coordination… Lorsqu’il s’agit d’un secrétaire, son travail est généralement attaché à une seule personne, un responsable ou un directeur. Il effectue souvent un travail personnalisé. En revanche, l’adjoint administratif travaille pour l’ensemble du bureau ou d’une équipe. Il peut avoir un rôle de représentation pour son entreprise et d’intendance du bureau. Dans certaines entreprises, ses responsabilités sont légèrement supérieures à celle d’un secrétaire.

[…]

Avec de l’expérience et de la motivation, l’adjoint administratif peut devenir responsable de bureau, puis, avec le temps, directeur des services administratifs. Le secrétaire peut, en suivant des formations complémentaires, devenir secrétaire de direction.

Le travail d’une secrétaire est attaché à une seule personne. Elle transcrit de la correspondance, trie du courrier, donne suite à des demandes de réunion ou de rendez-vous, enregistre et vérifie des crédits de congé, organise et met à jour des systèmes de classement. L’adjoint administratif travaille pour l’ensemble d’une équipe. Il peut avoir un rôle de représentation pour son entreprise et d’intendance du bureau. Le GDT précise même qu’il établit des comptes rendus des travaux des réunions, examine et résume des procès-verbaux et documents juridiques, tient des écritures d'opérations financières, rassemble, traite, présente des données mathématiques, statistiques, actuarielles, et supervise d'autres travailleurs, le cas échéant.

Le dilemme est donc le suivant : l’Office est-il incapable d’observer son propre usage (le constater et le décrire) ou est-il incapable d'observer (mettre en pratique) ce qu’il propose ?

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Note : l'appellation adjoint administratif n'apparaît pas dans les catégories d'emploi de la Convention collective des fonctionnaires.